NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI ĐIỀU HÀNH TIỆM
KHÁCH HÀNG CÓ HẸN 📅
Việc đặt hẹn giúp tiệm quản lý thời gian hiệu quả, tránh tình trạng khách chờ lâu và nâng cao trải nghiệm dịch vụ. Tuy nhiên, khách có hẹn thường mong đợi được phục vụ ngay lập tức và có thể tỏ ra khó chịu nếu phải chờ đợi quá lâu. Vì vậy, quy trình đặt và xử lý lịch hẹn chuyên nghiệp là rất quan trọng.
📌 CÁCH TIẾP NHẬN LỊCH HẸN:
🔹 Ghi nhận đầy đủ thông tin khách hàng
Tên khách hàng
Dịch vụ khách đặt hẹn (Acrylic, Gel, Pedicure…)
Thời gian mong muốn
Thợ yêu cầu (nếu có)
🔹 Xác nhận lịch hẹn
Lặp lại thông tin để đảm bảo chính xác:
🗣️ “So your appointment is for a Gel manicure with Anna at 3:00 PM on Friday. Is that correct?”
(Vậy lịch hẹn của chị là làm Gel manicure với Anna vào 3 giờ chiều thứ Sáu, đúng không ạ?)
🔹 Nhắc nhở khách hàng trước ngày hẹn
Gọi điện hoặc nhắn tin xác nhận lịch hẹn trước 1-2 ngày.
Ví dụ tin nhắn:
📩 “Hi Linda, this is ABC Nails. Just a reminder of your appointment for a pedicure at 2:00 PM tomorrow. See you soon!”
(Chào chị Linda, đây là tiệm ABC Nails. Nhắc chị về lịch hẹn làm pedicure lúc 2 giờ chiều mai. Hẹn gặp chị! 💅)
📌 XỬ LÝ KHI KHÁCH HẸN ĐẾN TIỆM:
✅ Chào đón khách nồng nhiệt:
“Good afternoon, Linda! We have your appointment at 3:00 PM with Anna. Please have a seat, and she will be with you shortly.”
(Chào buổi chiều, Linda! Chúng tôi đã có lịch hẹn của chị lúc 3 giờ với Anna. Mời chị ngồi chờ, Anna sẽ phục vụ ngay ạ!)
✅ Hạn chế tình trạng khách có hẹn phải chờ lâu:
Khách có hẹn thường mong đợi được phục vụ ngay, nên nếu có sự chậm trễ, hãy thông báo và xin lỗi khách lịch sự.
Ví dụ:
🗣️ “I’m so sorry for the delay, Linda. Anna will be ready in about 5 more minutes. Thank you for your patience!”
(Xin lỗi chị Linda vì sự chậm trễ. Anna sẽ sẵn sàng trong khoảng 5 phút nữa. Cảm ơn chị đã kiên nhẫn chờ!)
📌 KHI KHÁCH TRỄ HẸN:
🔹 Dưới 10 phút:
Vẫn giữ chỗ và phục vụ ngay khi khách đến.
🔹 Từ 10 – 15 phút:
Thông báo có thể cần chờ thêm một chút nếu có khách khác.
Ví dụ:
🗣️ “We’ll try our best to accommodate you soon, but there might be a short wait since we have other appointments.”
(Chúng tôi sẽ cố gắng sắp xếp cho chị sớm nhất có thể, nhưng có thể chị sẽ phải chờ một chút vì lịch hẹn khác.)
🔹 Trễ trên 15 phút:
Nếu không thể phục vụ ngay, đề nghị khách đặt lại lịch hẹn:
🗣️ “We’re really sorry, but we might need to reschedule your appointment. Would you like to book another time?”
(Xin lỗi chị, có thể chúng tôi phải sắp xếp lại lịch hẹn. Chị có muốn đặt lại vào thời gian khác không ạ?)
📌 KHI KHÁCH KHÔNG ĐẾN HẸN (NO-SHOWS):
🔹 Gọi điện hoặc nhắn tin để xác nhận lại:
📩 “Hi Linda, we noticed you missed your appointment today at 2:00 PM. Let us know if you’d like to reschedule!”
(Chào chị Linda, chúng tôi nhận thấy chị đã lỡ lịch hẹn lúc 2 giờ hôm nay. Chị có muốn đặt lại lịch không ạ?)
🔹 Ghi chú vào hồ sơ khách hàng
Nếu khách thường xuyên bỏ hẹn mà không báo trước, có thể yêu cầu đặt cọc cho lần hẹn sau.
📌 CÁCH QUẢN LÝ LỊCH HẸN HIỆU QUẢ
💡 Những điều cần lưu ý để tối ưu trải nghiệm khách hẹn:
✅ Ghi rõ thông tin lịch hẹn
Tên khách, thời gian hẹn, dịch vụ đặt trước và thợ phụ trách.
✅ Đặt sổ hẹn tại quầy tiếp khách
Để nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra và theo dõi.
✅ Không đặt lịch quá sát nhau
Mỗi cuộc hẹn nên cách nhau tối thiểu 45 phút – 1 tiếng, tùy theo tốc độ làm việc của thợ.
✅ Giải thích cho khách walk-ins (không hẹn trước)
Trước khi phục vụ khách vãng lai, hãy giải thích rõ ưu tiên phục vụ khách có hẹn để tránh hiểu lầm.
Ví dụ:
🗣️ “We have some scheduled appointments right now, but we’ll do our best to serve you as soon as possible.”
(Hiện tại chúng tôi có một số khách hẹn trước, nhưng chúng tôi sẽ cố gắng phục vụ quý khách sớm nhất có thể.)
✅ Luôn yêu cầu thông tin liên lạc khi đặt hẹn
Tên + Số điện thoại để dễ dàng liên lạc nếu có thay đổi.
✅ Liên lạc với khách trong các trường hợp:
Nhắc nhở trước ngày hẹn (1-2 ngày trước)
Thông báo thay đổi giờ hẹn (nếu có vấn đề phát sinh)
Gọi báo tin nếu khách quên hẹn và đề nghị đặt lại lịch mới
📢 Lưu ý quan trọng:
💖 Luôn giữ thái độ thân thiện và chuyên nghiệp khi giải quyết các vấn đề liên quan đến lịch hẹn.
⏳ Tạo sự linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo nguyên tắc để duy trì uy tín và sự hài lòng của khách hàng.